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SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS

La resolución N° 30 (11/03/2015) de la Contraloría General de la República, que fija normas de procedimientos sobre rendición de cuentas, impone a toda entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos del Fisco, la obligación de rendir a la Contraloría General las cuentas comprobadas de su manejo.

Resolucion-30-de-2015-de-la-CGR.pdf

Resolución N°30 del 11/03/2015

RENDICIONES

Acorde a lo anterior, la entidad ejecutora deberá preparar mensualmente la rendición de las operaciones, dentro de los quince días hábiles administrativos siguientes al mes que corresponda. Esta rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación en que se fundamentan, en la forma contenida en el artículo 2 de la resolución citada anteriormente.

Las entidades ejecutoras están obligadas a rendir cuenta mensualmente de los fondos recibidos, con independencia si ha existido o no movimiento de los recursos durante el periodo e independientemente de la modalidad de ejecución, para estos efectos, se deberá utilizar el formato tipo propuesto por la Contraloría General:

FORMATO-TIPO_2_Rendicio__769_n_de_Fondos_Entregados_a_Terceros_Pu__769_blicos.xlsx

Formato tipo "Rendición de Fondos Entregados a Terceros Públicos"

PREGUNTAS FRECUENTES

  1. ¿Qué normativa rige la rendición de cuentas de los recursos transferidos según los convenios suscritos antes del 1 de junio de 2015?

Respuesta: El artículo primero transitorio de la Resolución N° 30, de 2015, estableció que las transferencias, aportes o subvenciones que se realizaron hasta el 31 de mayo de 2015 debían ser rendidas de acuerdo a las normas contenidas en la Resolución N° 759, de 2003, de la Contraloría. Aquéllas que se efectuaron a contar del 1 de junio de 2015 deben regirse por las normas de la resolución N° 30, sin que sea relevante la fecha del convenio en virtud del cual se realizan.

 

  1. ¿Es obligatorio el uso de los formatos tipo dispuestos por la Contraloría o es posible seguir utilizando formatos locales con la misma información?

Respuesta: El artículo 20 de la Resolución N° 30 señala que el uso de los formatos es facultativo, pues no reemplaza la obligación de rendir cuentas en papel. No obstante, quienes los utilicen junto con el Sistema de Almacenamiento podrán tener acceso preferencial a las capacitaciones que la Contraloría realice sobre esta materia y, además, este factor se tomará en cuenta en la medición de riesgo que origina el Plan Operativo de Control Externo.

 

  1. ¿Es necesario que la documentación que sustenta las rendiciones (como boletas, facturas y otras) quede en la unidad ejecutora (municipalidad) o debe permanecer resguardada en el servicio otorgante?

Respuesta: Respecto de la documentación auténtica de respaldo, cuando el otorgante y el receptor son organismos públicos el último receptor público debe mantenerla en su poder. El artículo 26 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que el servicio otorgante debe rendir cuenta de la transferencia sólo con el comprobante de ingreso. Se recomienda revisar el dictamen N° 13.332, de 2018.

 

  1. ¿Se puede realizar una nueva transferencia a una organización privada que, teniendo su rendición presentada, no está revisada por el servicio?

Respuesta: Sí, pues de acuerdo con el artículo 18 de la Resolución N° 30, de 2015, “no se entregarán nuevos fondos a rendir, sea a disposición de unidades internas o a cualquier título a terceros, cuando la rendición se haya hecho exigible y la persona o entidad receptora no haya rendido cuenta de la inversión de cualquier fondo ya concedido”. De este modo, lo relevante es que el receptor haya cumplido con entregar la rendición de cuentas, aun cuando el otorgante no la haya revisado ni dado su aprobación.

 

  1. ¿Quién rinde mensualmente a la Contraloría: el órgano ejecutor o el aportante?

Respuesta: Todos los organismos públicos y los privados que la ley indique tienen la obligación de rendir cuenta de todos los recursos públicos a la Contraloría, según el artículo 1° de la Resolución N°30, de 2015, pudiendo tener la calidad de otorgantes de recursos, ejecutores de ellos o ambas calidades. La diferencia es la documentación con la cual rendirán cuentas a la Contraloría General:

a) Si un organismo público transfiere recursos a otra institución pública o privada debe preparar el informe y el expediente de rendición con las operaciones del período (mes anterior), el que debe quedar a disposición de la Contraloría dentro de los primeros 15 días hábiles administrativos del mes siguiente al que se rinde. Debe estar respaldado con los comprobantes originales de ingreso del receptor público y con la documentación original de respaldo de los recursos entregados a privados o ejecutados por el servicio.

b) Si el organismo público tiene la calidad de receptor y ejecutor de recursos debe preparar el informe y el expediente de rendición que abarque las operaciones del período (mes anterior), a fin de que quede a disposición de la Contraloría dentro de los 15 días hábiles administrativos del mes respectivo. Debe respaldarlo con la documentación auténtica (original) que acredite el uso de los recursos y emitir un reporte mensual de rendición de cuentas al otorgante, en el mismo plazo indicado.

 

  1. ¿Cuál es el ámbito de aplicación de la Resolución N° 30, de 2015?

Respuesta: El artículo 1 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que sus normas rigen la rendición de todos los fondos públicos que los servicios y funcionarios custodien, administren, reciban, recauden, inviertan y/o paguen y que correspondan a las instituciones que allí se indican. En cuanto a los gastos menores o “caja chica”, es del caso consignar que la rendición de éstos se rige por las disposiciones especiales que sobre giro de fondos globales en efectivo para operaciones menores fija anualmente el Ministerio de Hacienda, de conformidad con el decreto ley N° 1.263, de 1975.

 

  1. ¿Se pueden pactar períodos de rendición diferentes al mensual?

Respuesta: Debe distinguirse según el tipo de receptor: si se trata de transferencias a instituciones privadas, el artículo 27 letra a) de la Resolución N° 30 establece que la rendición de cuentas debe hacerse en los plazos que indique el respectivo convenio y, a falta de estipulación expresa, con una periodicidad mensual. Si se trata de transferencias a instituciones públicas, el artículo 26 de la misma resolución sostiene que el informe de rendición de cuentas debe efectuarse mensualmente.

 

  1. Si tengo un convenio firmado con una institución pública que aún no me entrega los fondos, ¿puedo realizar gastos y luego cargarlos a ese convenio?

Respuesta: La posibilidad de rendir gastos efectuados con anterioridad a la total tramitación del acto administrativo que ordena la transferencia es excepcional, cuando existan razones de buen servicio o continuidad que así lo justifican, según indica el inciso segundo del artículo 13 de la Resolución N° 30, de 2015, y se deje constancia expresa de esta situación en el acto administrativo. El dictamen N° 48.822, de 2016, se refiere a esta materia.

 

  1. El artículo 2 de la Resolución N° 30 señala los elementos de la rendición de cuentas, estableciendo en su letra c) los comprobantes de egresos con la documentación auténtica o la relación y ubicación de ésta cuando proceda. ¿De qué forma se materializa la alternativa relativa a “la relación y ubicación de ésta cuando proceda”?

Respuesta: Las letras b), c) y d) del artículo 2 de la Resolución N° 30, de 2015, señalan que toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos, adjuntándose su documentación auténtica como regla general. También debe indicarse dónde se encuentran dichos documentos, cuando proceda, a fin de permitir la revisión de la Contraloría o del otorgante de los recursos, según corresponda, ya que eventualmente la documentación original puede estar almacenada en poder de receptores privados, de acuerdo con la autorización del artículo 23 de la Resolución N° 30 de la Contraloría.

 

  1. ¿Qué ocurre en los casos en que se extravía la documentación original o auténtica?

Respuesta: De acuerdo con el criterio del dictamen N° 15.350, de 2018, cuando la pérdida de los documentos comprobatorios obedece a una causal no imputable al receptor privado, no se advierte inconveniente en que el otorgante reconstituya el expediente a través de copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, además de recopilar todas las demás pruebas que permitan arribar a la convicción de que los fondos fueron destinados a los fines correspondientes, como, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que se rinden o se realizaron las actividades financiadas, listados de asistentes y otros similares.

En general, la jurisprudencia contenida en los dictámenes N° 58.788, de 2016; y 79.420, de 2014, ha señalado que en situaciones de pérdida de los documentos comprobatorios o frente a la imposibilidad de presentarlos por razones de fuerza mayor, esto es, por un imprevisto imposible de resistir, el afectado, además de acreditar que ese impedimento existió, podrá recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos efectuados, como sería, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que él rinde.

 

  1. Para cumplir con la obligación de rendir cuentas a la Contraloría General, ¿debo enviarle la documentación de los gastos?

Respuesta: Para rendir cuentas no hay que enviar ningún documento a la Contraloría General o a las Contralorías Regionales, ya que el artículo 21 de la Resolución N° 30, de 2015, establece que “las rendiciones de cuenta deberán conformarse y mantenerse a disposición de la Contraloría General en la sede central del organismo respectivo o en las sedes de las unidades operativas de estos, en la medida que tales dependencias custodien, administren, recauden, reciban, inviertan o paguen recursos públicos”. Ello significa que la manera correcta de rendir cuentas es conformando el expediente de rendición, en los plazos fijados en la resolución, y mantenerlo “a disposición” de la Contraloría General, sin enviar nada pues quedará a disposición en las dependencias del servicio de que se trate para que sea revisado en la oportunidad en que la Contraloría lo requiera, ya sea con motivo de una auditoría, investigación especial o examen de cuentas.

Los formatos tipos fueron creados para homologar la manera en que los distintos organismos del Estado hacían sus rendiciones. Su uso es voluntario. Quienes los utilicen accederán a los beneficios establecidos en los incisos finales del artículo 20 de la Resolución N° 30.

 

  1. ¿Hasta cuándo son exigibles las rendiciones?

Respuesta: La entidad ejecutora está obligada a rendir cuenta mensualmente desde la recepción de la primera transferencia de recursos, hasta la ejecución total de los recursos asociados al convenio vigente.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS

Los servicios e instituciones que postulan iniciativas para financiamiento a través de transferencias que financia el Subtítulo 33 “Transferencias de Capital”, deberán guiarse de acuerdo a lo establecido en la Glosa 02, numerales 5.1 y 5.2 comunes para todos los Programas 02 de los Gobiernos Regionales.

Glosas_Comunes_-_GOBIERNOS_REGIONALES.pdf

Glosas presupuestarias comunes para los Gobiernos Regionales

La División de Planificación y Desarrollo Regional, tiene bajo su responsabilidad la admisibilidad de Iniciativas de Inversión posibles de financiar con Transferencias de Capital a entidades cuyos presupuestos sean aprobados en la Ley de Presupuestos del Sector Público, tanto a Instituciones Públicas como a Instituciones Privadas sin fines de lucro.

Por lo que se ha dispuesto el siguiente “Manual de Procedimientos para la Admisibilidad y Evaluación de Iniciativas de Inversión (que postulan según glosa 02, numeral 5.1 y 5.2 común para todos los Gobiernos Regionales)”, aprobado mediante resolución exenta 2236 de 30.1.2020, con la finalidad de unificar criterios y procedimientos.

Resolucion_Exenta_2236_de_30.12.2020_-_Aprueba_Manual_de_Admisibilidad.pdf

Res. Ex. N°2236, Aprueba manual de admisibilidad.

ANEXOS

Anexo_1_-_Informe_de_Evaluacion_Tecnica.pdf

ANEXO 1: INFORME DE EVALUACIÓN TÉCNICA

Anexo_2_-_VINCULACION_CON_INSTRUMENTOS_DE_PLANIFICACION_v20201005.docx

ANEXO 2: VINCULACIÓN CON INSTRUMENTOS

Guia_Metodologica_Diseno_de_Programas_2017.pdf

GUÍA METODOLÓGICA MDSyF

FORMULARIO_PROPUESTO.zip

FORMULARIO PROPUESTO

Instructivo_para_Estandarizar_Denominacion_de_Programas.pdf

INSTRUCCIONES PARA DENOMINAR LOS PROGRAMAS

En el siguiente enlace se pueden consultar y descargar los Instrumentos de Planificación Regional vigentes y otras instrucciones asociadas a materias presupuestarias:

Instrumentos de Planificación Regional Vigentes

 
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